Email outreach cho bài dự thi: chiến dịch dựa trên sự đồng thuận

Email đóng vai trò gì trong chiến dịch cuộc thi?

Email hữu ích khi bài dự thi có mối liên hệ rõ ràng với khán giả và có cách tiếp cận dựa trên sự cho phép. Email có thể giải thích bài dự thi và hướng dẫn bình chọn chi tiết hơn một bài đăng ngắn trên mạng xã hội, trong khi một bài trên bản tin có thể giới thiệu bài dự thi đến độc giả của ấn phẩm liên quan.

Quyết định đầu tiên là bạn đã có khán giả phù hợp hay cần biên tập viên xem xét đặt vị trí. Đây là hai luồng công việc khác nhau:

• Danh sách của tổ chức bạn: chúng tôi xem xét cách người đăng ký tham gia và họ đã đồng ý nhận gì. Bạn gửi từ tài khoản mà khán giả nhận diện, hoặc chúng tôi phối hợp lịch với chủ sở hữu.
• Bản tin bên ngoài: chúng tôi xác định ấn phẩm liên quan, chuẩn bị đề xuất và thống nhất nội dung, thời điểm và điều khoản đặt vị trí với biên tập viên.
• Bản tin thành viên: chúng tôi chuẩn bị thông báo cho một nhóm hoặc tổ chức để họ gửi đến thành viên của mình, tùy theo sự chấp thuận của họ.

Mức độ liên quan của khán giả quan trọng hơn số lượng địa chỉ lớn. Một nhóm nhỏ gắn với chủ đề bài dự thi có thể phù hợp hơn một danh sách lớn không có lý do rõ ràng để quan tâm. Để biết kế hoạch kênh rộng hơn, xem tiếp thị cuộc thi và tiếp cận cộng đồng, email và messenger.

Cần kiểm tra gì trước khi gửi email?

Kiểm tra điều khoản cuộc thi và sự cho phép của khán giả trước khi soạn nội dung gửi. Nếu cuộc thi cấm quảng bá bên ngoài, chúng tôi không tiến hành email outreach; chiến dịch không nên khiến bài dự thi gặp rủi ro chỉ để thêm một kênh.

Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị:

• Trang cuộc thi, thể lệ đầy đủ và mọi hướng dẫn của ban tổ chức về việc kêu gọi ủng hộ.
• Liên kết bài dự thi, hạn chót bình chọn và múi giờ.
• Mô tả cách người đăng ký của bạn tham gia, họ được thông báo điều gì và cách xử lý hủy đăng ký.
• Tên và thông tin liên hệ mà người nhận sẽ nhận diện là người gửi.
• Mọi bước bắt buộc mà cử tri phải thực hiện, như xác nhận phiếu bầu qua email hoặc tạo tài khoản.

Chúng tôi xem xét nguồn danh sách thay vì giả định rằng mối quan hệ khách hàng đồng nghĩa với sự cho phép cho mọi loại tin nhắn. Địa chỉ thu thập cho mục đích khác, được chia sẻ không có cơ sở rõ ràng, hoặc thu thập mà không có sự đồng ý của người nhận sẽ không được đưa vào kế hoạch. Danh sách sạch cũng cần có cách hủy đăng ký hoạt động, và những người hủy đăng ký phải bị loại khỏi các lần nhắc nhở sau.

Nếu phiếu bầu yêu cầu tin nhắn xác nhận, hãy giải thích bước đó rõ ràng trước khi người đọc nhấp. Hướng dẫn về cuộc thi có xác minh qua email trình bày cách mô tả trải nghiệm cử tri đó mà không khuyến khích ai bỏ qua. Đối với câu hỏi về thể lệ, hãy dùng kiểm tra thể lệ và rủi ro cuộc thi trước khi outreach được phê duyệt.

Email nên trình bày yêu cầu bình chọn rõ ràng như thế nào?

Người đọc nên hiểu ai gửi tin nhắn, tại sao họ nhận được, bài dự thi là gì và điều gì xảy ra sau khi nhấp. Đặt những thông tin này gần đầu. Tiêu đề mơ hồ hoặc bước xác minh bất ngờ khiến yêu cầu khó đánh giá và có thể làm giảm niềm tin.

Một dàn ý tin nhắn hữu ích:

1. Người gửi dễ nhận diện và tiêu đề trực tiếp.
2. Một câu ngắn kết nối người nhận với người gửi hoặc chủ đề.
3. Mô tả đơn giản về bài dự thi và cuộc thi.
4. Một liên kết rõ ràng, tiếp theo là các bước bình chọn và thời gian kết thúc.
5. Thông tin người gửi và đường hủy đăng ký dễ dàng.

Giữ lời kêu gọi hành động cân xứng. Hãy kêu gọi ủng hộ, giải thích cách tham gia và tránh ngụ ý rằng chỉ cần nhấp là hoàn tất phiếu bầu khi cuộc thi yêu cầu xác nhận riêng. Nếu có email xác nhận trong quy trình, hãy nói rõ người gửi hoặc tiêu đề mà cử tri nên tìm; đừng gợi ý rằng chiến dịch có thể kiểm soát việc gửi của ban tổ chức.

Đối với vị trí trên bản tin, biên tập viên cần một đề xuất ngắn giải thích sự liên quan đến độc giả, khung thời gian xuất bản mong muốn, liên kết bài dự thi và liệu bài có trả phí hay không. Biên tập viên quyết định có xuất bản và cách trình bày. Dịch vụ nội dung và sáng tạo cho cuộc thi của chúng tôi có thể đồng bộ email, văn bản vị trí và tài liệu hỗ trợ để cùng một thông tin được truyền tải qua từng định dạng.

Bạn có thể theo dõi điều gì qua các lần gửi và vị trí trên bản tin?

Theo dõi mỗi lần gửi hoặc vị trí bằng liên kết riêng và ghi lại thông tin bàn giao mà người gửi hoặc biên tập viên cung cấp. Điều này giúp nhóm có bức tranh hoạt động hữu ích mà không trình bày số nhấp chuột như phiếu bầu đã hoàn tất.

Đối với chiến dịch bạn có thể xem xét, bảng báo cáo nên phân biệt:

• Nguồn: lần gửi của tổ chức bạn, bản tin, hoặc thông báo thành viên.
• Ngày đã thống nhất và phiên bản tin nhắn được sử dụng.
• Thông tin bàn giao, nhấp chuột và hủy đăng ký có sẵn.
• Bất kỳ thông tin lưu lượng hoặc phiếu bầu hoàn tất nào mà trang cuộc thi cung cấp.
• Quyết định tiếp theo, bao gồm loại trừ và chỉnh sửa trước lần gửi sau.

Chúng tôi chuẩn bị nội dung và bản tóm tắt vị trí để bạn phê duyệt, phối hợp lịch gửi với chủ tài khoản hoặc biên tập viên, và thu thập số liệu có sẵn vào một báo cáo. Nếu trang cuộc thi không hiển thị phiếu bầu hoàn tất theo nguồn, báo cáo sẽ nói rõ thay vì coi lượt truy cập là phiếu bầu. Liên kết riêng cho mỗi vị trí giúp xác định nguồn truy cập, nhưng không tiết lộ người nhận đã làm gì sau khi rời email.

Thời điểm tuân theo hạn chót cuộc thi, nhịp giao tiếp thông thường của khán giả và lịch xuất bản của biên tập viên bản tin. Lịch chiến dịch có thể giúp lên kế hoạch tin nhắn mở đầu, cập nhật hữu ích và nhắc nhở cuối cùng mà không gửi lặp lại. Để so sánh kênh rộng hơn, xem quảng bá theo nền tảng cuộc thi.

Dịch vụ bao gồm những gì, và quyền kiểm soát kết thúc ở đâu?

Dịch vụ có thể bao gồm rà soát nguồn khán giả, sàng lọc thể lệ cuộc thi, copywriter, nghiên cứu bản tin và đề xuất, phối hợp gửi, lên kế hoạch liên kết và báo cáo tổng kết. Phạm vi thỏa thuận phụ thuộc vào việc bạn có danh sách phù hợp, cần vị trí bên ngoài, và mức độ phê duyệt hoặc phối hợp mà ban tổ chức yêu cầu.

Biên tập viên bản tin kiểm soát việc chấp nhận bài, thời điểm xuất hiện và cách biên tập; nhà cung cấp email kiểm soát việc gửi vào hộp thư, và ban tổ chức cuộc thi kiểm soát xác nhận và đếm phiếu. Chúng tôi không hứa hẹn xuất bản, số phiếu, thứ hạng hoặc chiến thắng. Chúng tôi chỉ cam kết công việc, báo cáo và dự kiến đã thỏa thuận bằng văn bản. Chúng tôi sử dụng phương pháp white-hat tuân thủ quy tắc nền tảng và thể lệ cuộc thi; chúng tôi không bán phiếu bầu, người theo dõi hoặc tương tác, và không dùng bot, tập lệnh hoặc click farm.

Phí agency được báo giá bằng văn bản trước khi bắt đầu công việc. Mọi chi phí đặt vị trí trên bản tin được thỏa thuận trước khi đặt chỗ, và mọi chi phí nền tảng email hoặc quảng cáo được xử lý riêng khỏi phí agency. Chúng tôi xác nhận phạm vi và báo giá trước khi lên lịch.

Gửi liên kết cuộc thi và thể lệ, bài dự thi của bạn, hạn chót, và ghi chú ngắn về cách khán giả của bạn tham gia hoặc bản tin bạn đang cân nhắc. Bắt đầu với phân tích cuộc thi miễn phí; chúng tôi sẽ xác định các kênh email phù hợp, chỉ ra thông tin còn thiếu và phác thảo công việc để bạn phê duyệt.

Cách hoạt động

1. Xem xét bài dự thi và điều khoản cuộc thiChúng tôi kiểm tra thể lệ, hạn chót và hành trình cử tri trước khi đề xuất hoạt động email. Nếu quảng bá bên ngoài không được phép, chúng tôi dừng kênh đó.
2. Kiểm tra nguồn khán giảChúng tôi xem xét cách người đăng ký của bạn tham gia và rút gọn danh sách cơ hội bản tin hoặc thông báo thành viên phù hợp với bài dự thi.
3. Chuẩn bị và phê duyệt nội dungChúng tôi soạn thảo tin nhắn và đề xuất vị trí với thông tin người gửi rõ ràng, hướng dẫn bình chọn và thời điểm để bạn phê duyệt.
4. Phối hợp gửi và đặt vị tríChúng tôi đồng bộ tin nhắn đã phê duyệt với người liên hệ gửi của bạn và xác nhận chi tiết vị trí với biên tập viên trước khi lên lịch.
5. Tổng hợp báo cáoChúng tôi tách dữ liệu có sẵn theo nguồn, ghi chú hủy đăng ký và tóm tắt hoạt động mà không trình bày số nhấp chuột như phiếu bầu.