PR hội nghị crypto: biến hồ sơ sự kiện thành kế hoạch tiếp cận rõ ràng

Những hồ sơ sự kiện nào nên hướng dẫn danh sách rút gọn của bạn?

Chương trình nghị sự đã công bố, bộ tài liệu tài trợ và trang đăng ký cho thấy những gì một sự kiện hiện đang cung cấp. Chúng tôi so sánh các hồ sơ đó với cột mốc của bạn trước khi đề xuất tiếp cận. Một cái tên sự kiện quen thuộc không tự nó thiết lập sự phù hợp.

Đối với mỗi ứng viên, hãy xem xét 4 lĩnh vực nguồn: mô tả đối tượng, chủ đề chương trình, các lựa chọn tham gia và thời hạn của nhà tổ chức. Ghi lại nguồn cho từng điểm. Điều này giúp đội ngũ của bạn phân biệt thông tin đã xác nhận với giả định. Kiểm tra xem diễn giả được đề xuất có chuyên môn phù hợp với chương trình đã liệt kê hay không. Xác nhận rằng dự án của bạn có thể chuẩn bị tài liệu đã được phê duyệt trước thời hạn đã nêu.

Danh sách rút gọn nên nêu rõ đối tượng dự kiến và lý do để tiếp cận họ. Một TGE, giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm đối tác mỗi loại đòi hỏi bằng chứng và thông điệp khác nhau. Cũng lưu ý bất kỳ cam kết sự kiện nào đã được thực hiện. Sau đó, so sánh kế hoạch sự kiện với crypto media khu vực hoặc kế hoạch PR và truyền thông rộng hơn. Các kênh đó có thể hỗ trợ một câu chuyện khu vực, nhưng chúng không thay thế tiếp cận cụ thể cho sự kiện.

Sử dụng danh sách rút gọn để quyết định nhà tổ chức nào đáng liên hệ. Giữ liên kết chương trình nghị sự, hướng dẫn đăng ký và điều khoản tài trợ bên cạnh mỗi khuyến nghị. Điều đó cung cấp cho đội ngũ dự án một cơ sở thực tế để phê duyệt.

Ba hình thức sự kiện khác nhau như thế nào trong thực tế?

Một package tài trợ, sự kiện phụ và đề xuất diễn giả tạo ra 3 loại tham gia khác nhau. Chọn dựa trên sản phẩm bàn giao mà đội ngũ của bạn có thể hỗ trợ và tương tác đối tượng mà nó cần. Đừng coi các hình thức này là hoán đổi cho nhau.

Tài trợ là một thỏa thuận thương mại. Xem xét chính xác những gì nhà tổ chức liệt kê, bao gồm thương hiệu hoặc quyền truy cập sân khấu. Đề xuất diễn giả là một đề xuất để xem xét chương trình. Sự kiện phụ cần một kế hoạch riêng cho hình thức, hậu cần và lời mời. Không hình thức nào tự động bao gồm các lựa chọn khác.

Yêu cầu nhà tổ chức xác nhận phạm vi bằng văn bản. Kiểm tra tài sản nào đội ngũ của bạn cung cấp và bằng chứng nào sẽ cho thấy việc bàn giao. Nếu một câu chuyện biên tập dài hơn phù hợp hơn là xuất hiện trực tiếp, hãy so sánh sponsored article hoặc phỏng vấn founder. So sánh đó giữ cho lựa chọn sự kiện gắn với thông điệp, không chỉ package có sẵn.

Những thông tin dự án nào thuộc về một đề xuất hội nghị?

Brief dự án, tiểu sử diễn giả và các tuyên bố đã được phê duyệt tạo thành cốt lõi của một đề xuất sự kiện. Chúng tôi sử dụng chúng để làm cho bài nói hoặc tài trợ được đề xuất phù hợp với chương trình đã công bố của nhà tổ chức. Các tuyên bố chưa được phê duyệt không được đưa vào tiếp cận.

Chuẩn bị 5 đầu vào trước khi soạn thảo:

• Cột mốc dự án và đối tượng mà nó liên quan.
• Diễn giả được đề xuất và chuyên môn của họ.
• Thông tin công khai, liên kết sản phẩm và tài liệu hỗ trợ.
• Hành động mong muốn từ nhà tổ chức hoặc người tham dự.
• Chi tiết bảo mật và người được ủy quyền phê duyệt chúng.

Đối với đề xuất diễn giả, kết nối kinh nghiệm của diễn giả với một chủ đề chương trình cụ thể. Nêu chủ đề được đề xuất và cung cấp bằng chứng cho các tuyên bố quan trọng. Đối với thảo luận tài trợ, xác định lợi ích package quan trọng và liệt kê câu hỏi về sản phẩm bàn giao. Đối với sự kiện phụ, xác định hồ sơ khách mời, hình thức và trách nhiệm theo dõi.

GeoMarketing Experts xem xét thông tin và thông điệp được đề xuất với đội ngũ của bạn trước khi tiếp cận. Các tài liệu kết quả có thể bao gồm đề xuất diễn giả, yêu cầu tài trợ hoặc định vị sự kiện phụ. Nếu dự án cũng có một thông báo rõ ràng, hãy phối hợp với phân phối thông cáo báo chí. Giữ đề xuất sự kiện tập trung vào các yêu cầu đã nêu của nhà tổ chức. Điều đó làm cho việc xem xét dễ dàng hơn và ngăn một đề xuất ngụ ý chấp nhận trước khi nhà tổ chức phản hồi.

Điều gì thuộc về hồ sơ vị trí sự kiện?

Một hồ sơ vị trí cho thấy những gì đã được đề xuất, những gì đã được xác nhận và bằng chứng nào tồn tại. Chúng tôi giữ các trạng thái này riêng biệt để dự án có thể xem xét việc bàn giao thực tế mà không nhầm lẫn tiếp cận với chấp nhận.

Hồ sơ sử dụng 5 trường thực tế: sự kiện và nhà tổ chức, hình thức tham gia, phạm vi đã thống nhất, trạng thái hiện tại và bằng chứng có sẵn. Bằng chứng có thể bao gồm xác nhận của nhà tổ chức, chương trình nghị sự đã công bố hoặc tài liệu sự kiện. Thêm thời hạn và phiên bản tài sản nơi chúng ảnh hưởng đến việc bàn giao. Chỉ định 1 liên hệ dự án để phê duyệt thông tin và chuyển tiếp quyết định của nhà tổ chức. Điều đó giữ cho thư từ và nội dung công khai nhất quán.

Trong quá trình điều phối, chúng tôi theo dõi phản hồi của nhà tổ chức, tài sản được yêu cầu và thay đổi đối với các điều khoản đã thống nhất. Đội ngũ dự án xem xét các tuyên bố nhạy cảm và tài liệu cuối cùng. Sau sự kiện, bàn giao liệt kê công việc đã hoàn thành, các mục mở và hành động tiếp theo. Nó có thể ghi chú tài liệu được yêu cầu hoặc cuộc trò chuyện với đối tác mà không trình bày chúng như kết quả đã đảm bảo.

Đối với hoạt động truyền thông rộng hơn, căn chỉnh lịch sự kiện với vị trí crypto media và kế hoạch PR rộng hơn. Một hồ sơ duy nhất giúp đội ngũ thấy liệu một thông báo sự kiện, phỏng vấn hay phát hành có cần phê duyệt riêng hay không. Nó cũng cung cấp một cơ sở rõ ràng để cập nhật mô tả công khai khi nhà tổ chức thay đổi chương trình hoặc package.

Lập kế hoạch sự kiện di chuyển từ brief đến theo dõi như thế nào?

Brief dự án, lịch của nhà tổ chức và người phê duyệt thiết lập trình tự làm việc. Chúng tôi di chuyển từ xem xét mức độ phù hợp đến tiếp cận, sau đó điều phối và báo cáo. Mỗi giai đoạn để lại một hồ sơ cho quyết định tiếp theo.

1. Chia sẻ brief. Gửi cột mốc, đối tượng mục tiêu, khu vực ưu tiên, diễn giả có sẵn và tài liệu công khai đã được phê duyệt. Ghi chú bất kỳ cam kết sự kiện hiện có.
2. Xem xét mức độ phù hợp. Chúng tôi so sánh các sự kiện và hình thức ứng viên với mục tiêu của bạn, sử dụng thông tin từ nhà tổ chức và năng lực đội ngũ của bạn.
3. Phê duyệt tiếp cận. Xem xét danh sách mục tiêu, thông điệp và tài sản trước khi thảo luận tài trợ, điều phối sự kiện phụ hoặc đề xuất diễn giả tiến hành.
4. Điều phối hoạt động. Theo dõi phản hồi, điều khoản đã xác nhận, thời hạn tài sản và bằng chứng cho mỗi vị trí đã thống nhất.
5. Xem xét theo dõi. Nhận một bản tóm tắt về công việc đã hoàn thành, các mục đang chờ xử lý và các hành động tiếp theo thực tế.

Đội ngũ của bạn cung cấp phê duyệt kịp thời và tài liệu thực tế. Chúng tôi duy trì kế hoạch làm việc và nêu rõ các quyết định cần đầu vào của bạn. Thời hạn của nhà tổ chức xác định khi nào đề xuất và tài sản phải sẵn sàng. Xem xét đầu tiên xác định các ngày đã biết và thông tin còn thiếu. Sau đó, giữ một phiên bản hiện tại của mỗi tài sản đã được phê duyệt. Điều này giảm nhầm lẫn khi nhà tổ chức yêu cầu sửa đổi hoặc xác nhận một phạm vi khác.

Những quyết định nào của nhà tổ chức nằm ngoài brief dự án?

Các điều khoản bằng văn bản của nhà tổ chức xác định vị trí đã xác nhận, trong khi trang chương trình ghi lại bất kỳ vai trò diễn giả được chấp nhận. Kiểm tra cả hai trước khi công bố tham gia hoặc phê duyệt sản xuất.

Xem xét package hoặc đơn đăng ký cho các điều khoản hủy bỏ, thời hạn tài sản và sản phẩm bàn giao chính xác. Xác nhận xem phí có bao gồm thương hiệu, thời gian sân khấu, vé, quyền ghi hình hoặc dữ liệu người tham dự hay không. Cũng xác định trách nhiệm cho sản xuất, đi lại và nhân sự tại chỗ. Giữ xác nhận và thay đổi sau đó trong cùng một hồ sơ dự án. Nếu nhà tổ chức sửa đổi chương trình nghị sự hoặc package, chỉ cập nhật nội dung công khai sau khi phạm vi mới được xác nhận bằng văn bản.

Nhà tổ chức kiểm soát việc vào cửa, hạng mục tài trợ, lựa chọn chương trình nghị sự và thay đổi chương trình. Lượng khán giả, sự chú ý của người tham dự và media coverage sau đó không được kiểm soát bởi đội ngũ PR. Chúng tôi đồng ý bàn giao tiếp cận, điều phối và tài liệu được chỉ định, không phải quyết định của nhà tổ chức.

Trước khi cam kết, so sánh phạm vi bằng văn bản với mục tiêu sự kiện và năng lực nội bộ của bạn. Nếu một điều khoản không rõ ràng, yêu cầu câu trả lời bằng văn bản từ nhà tổ chức trước khi phê duyệt. Gửi cho chúng tôi các sự kiện mục tiêu, cột mốc và tài liệu đã được phê duyệt. GeoMarketing Experts sẽ xem xét các hồ sơ có sẵn và trả lại một kế hoạch tiếp cận tập trung để bạn quyết định.

Cách hoạt động

1. 1. Chia sẻ brief sự kiệnGửi cột mốc dự án, đối tượng mục tiêu, khu vực ưu tiên, diễn giả có sẵn và tài liệu công khai đã được phê duyệt. Ghi chú bất kỳ cam kết nào đã được thực hiện.
2. 2. Xem xét mức độ phù hợp của sự kiệnChúng tôi so sánh các sự kiện và hình thức ứng viên với mục tiêu của bạn, sử dụng thông tin từ nhà tổ chức và năng lực đội ngũ của bạn.
3. 3. Phê duyệt tiếp cậnXem xét các mục tiêu được đề xuất, thông điệp và tài sản trước khi thảo luận tài trợ, điều phối sự kiện phụ hoặc đề xuất diễn giả tiến hành.
4. 4. Điều phối và ghi chépTheo dõi phản hồi của nhà tổ chức, điều khoản đã xác nhận, thời hạn tài sản và bằng chứng có sẵn cho mỗi vị trí đã thống nhất.
5. 5. Xem xét theo dõiNhận một bản tường trình rõ ràng về công việc đã hoàn thành, các mục mở và các hành động tiếp theo thực tế sau sự kiện.