कौन से इवेंट रिकॉर्ड आपकी शॉर्टलिस्ट का मार्गदर्शन करें?
प्रकाशित एजेंडा, प्रायोजक पैक और आवेदन पृष्ठ दिखाते हैं कि एक इवेंट वर्तमान में क्या प्रदान करता है। हम आउटरीच की सिफारिश करने से पहले उन रिकॉर्डों की आपके माइलस्टोन से तुलना करते हैं। एक परिचित इवेंट का नाम अकेले फिट स्थापित नहीं करता है।
प्रत्येक उम्मीदवार के लिए, 4 स्रोत क्षेत्रों की समीक्षा करें: दर्शक विवरण, कार्यक्रम विषय, भागीदारी विकल्प और आयोजक की समय-सीमा। प्रत्येक बिंदु के लिए स्रोत रिकॉर्ड करें। इससे आपकी टीम पुष्ट जानकारी को धारणाओं से अलग कर सकती है। जांचें कि प्रस्तावित स्पीकर के पास सूचीबद्ध कार्यक्रम के लिए प्रासंगिक विशेषज्ञता है या नहीं। पुष्टि करें कि आपका प्रोजेक्ट निर्धारित समय-सीमा तक स्वीकृत सामग्री तैयार कर सकता है।
शॉर्टलिस्ट में लक्षित दर्शक और उन तक पहुंचने का कारण बताया जाना चाहिए। एक TGE, उत्पाद परिचय और भागीदार खोज प्रत्येक के लिए अलग-अलग साक्ष्य और संदेश की आवश्यकता होती है। पहले से किए गए किसी भी इवेंट प्रतिबद्धता को भी नोट करें। फिर इवेंट योजना की तुलना क्षेत्रीय क्रिप्टो मीडिया या व्यापक PR और मीडिया योजना से करें। वे चैनल एक क्षेत्रीय कथा का समर्थन कर सकते हैं, लेकिन वे इवेंट-विशिष्ट आउटरीच को प्रतिस्थापित नहीं करते हैं।
शॉर्टलिस्ट का उपयोग यह तय करने के लिए करें कि किन आयोजकों से संपर्क करना उचित है। प्रत्येक सिफारिश के साथ एजेंडा लिंक, आवेदन निर्देश और प्रायोजन शर्तों को रखें। इससे प्रोजेक्ट टीम को अनुमोदन के लिए एक तथ्यात्मक आधार मिलता है।
व्यवहार में 3 इवेंट प्रारूप कैसे भिन्न होते हैं?
एक प्रायोजन पैकेज, साइड इवेंट और स्पीकिंग पिच तीन अलग-अलग प्रकार की भागीदारी बनाते हैं। उस डिलीवरेबल के आधार पर चुनें जिसे आपकी टीम समर्थन कर सकती है और जिस दर्शक संपर्क की आवश्यकता है। प्रारूपों को विनिमेय न समझें।
| प्रारूप | क्या सत्यापित करें | आउटरीच से पहले तैयार करें |
|---|---|---|
| प्रायोजन | लिखित लाभ, इन्वेंट्री और समय-सीमाएं | ब्रांड एसेट, अनुमोदन जिम्मेदार व्यक्ति और पैकेज प्रश्न |
| साइड इवेंट | स्थल और उत्पादन जिम्मेदारियां | अतिथि प्रोफ़ाइल, इवेंट प्रारूप और अनुवर्ती जिम्मेदार व्यक्ति |
| स्पीकिंग पिच | कार्यक्रम आवश्यकताएं और सबमिशन प्रक्रिया | विषय, स्पीकर जीवनी और प्रमाणित दावे |
प्रायोजन एक वाणिज्यिक व्यवस्था है। आयोजक द्वारा सूचीबद्ध ब्रांडिंग या स्टेज एक्सेस सहित वास्तव में क्या शामिल है, इसकी समीक्षा करें। स्पीकिंग पिच कार्यक्रम विचार के लिए एक प्रस्ताव है। साइड इवेंट को प्रारूप, लॉजिस्टिक्स और निमंत्रण के लिए एक अलग योजना की आवश्यकता होती है। इनमें से कोई भी स्वचालित रूप से अन्य विकल्प शामिल नहीं करता है।
आयोजक से लिखित में दायरे की पुष्टि करने के लिए कहें। जांचें कि आपकी टीम कौन सी एसेट प्रदान करती है और कौन सा साक्ष्य डिलीवरी दिखाएगा। यदि एक लंबी संपादकीय कहानी लाइव उपस्थिति से बेहतर फिट बैठती है, तो स्पॉन्सर्ड आर्टिकल या Founder इंटरव्यू से तुलना करें। यह तुलना इवेंट विकल्प को केवल उपलब्ध पैकेज के बजाय संदेश से जोड़े रखती है।
कौन से प्रोजेक्ट तथ्य एक सम्मेलन पिच में शामिल होने चाहिए?
प्रोजेक्ट ब्रीफ, स्पीकर जीवनी और स्वीकृत दावे एक इवेंट पिच का मूल बनते हैं। हम उनका उपयोग प्रस्तावित वार्ता या प्रायोजन को आयोजक के प्रकाशित कार्यक्रम से प्रासंगिक बनाने के लिए करते हैं। अनुमोदित दावे आउटरीच से बाहर रहते हैं।
ड्राफ्टिंग से पहले 5 इनपुट तैयार करें:
- प्रोजेक्ट माइलस्टोन और वह दर्शक जिससे वह संबंधित है।
- प्रस्तावित स्पीकर और उनकी विषय विशेषज्ञता।
- सार्वजनिक तथ्य, उत्पाद लिंक और सहायक सामग्री।
- आयोजक या उपस्थित व्यक्ति से वांछित कार्रवाई।
- गोपनीय विवरण और उन्हें अनुमोदित करने के लिए अधिकृत व्यक्ति।
स्पीकिंग प्रस्ताव के लिए, स्पीकर के अनुभव को एक विशिष्ट कार्यक्रम विषय से जोड़ें। प्रस्तावित विषय बताएं और भौतिक दावों के लिए साक्ष्य प्रदान करें। प्रायोजन चर्चाओं के लिए, उन पैकेज लाभों की पहचान करें जो मायने रखते हैं और डिलीवरेबल्स के बारे में प्रश्न सूचीबद्ध करें। साइड इवेंट के लिए, अतिथि प्रोफ़ाइल, प्रारूप और अनुवर्ती जिम्मेदारी को परिभाषित करें।
GeoMarketing Experts आउटरीच से पहले आपकी टीम के साथ तथ्यों और प्रस्तावित संदेश की समीक्षा करता है। परिणामी सामग्री में एक स्पीकर पिच, प्रायोजन पूछताछ या साइड-इवेंट पोजिशनिंग शामिल हो सकती है। यदि प्रोजेक्ट में एक स्पष्ट घोषणा भी है, तो इसे प्रेस रिलीज़ वितरण के साथ समन्वयित करें। इवेंट पिच को आयोजक की बताई गई आवश्यकताओं पर केंद्रित रखें। इससे समीक्षा आसान हो जाती है और एक प्रस्ताव को आयोजक के जवाब देने से पहले स्वीकृति का संकेत देने से रोकता है।
इवेंट प्लेसमेंट रिकॉर्ड में क्या शामिल होना चाहिए?
एक प्लेसमेंट रिकॉर्ड दिखाता है कि क्या प्रस्तावित किया गया था, क्या पुष्टि की गई थी और क्या साक्ष्य मौजूद है। हम उन स्थितियों को अलग रखते हैं ताकि प्रोजेक्ट आउटरीच को स्वीकृति समझने की गलती किए बिना वास्तविक डिलीवरी की समीक्षा कर सके।
रिकॉर्ड 5 व्यावहारिक क्षेत्रों का उपयोग करता है: इवेंट और आयोजक, भागीदारी प्रारूप, सहमत दायरा, वर्तमान स्थिति और उपलब्ध साक्ष्य। साक्ष्य में आयोजक की पुष्टि, प्रकाशित एजेंडा या इवेंट सामग्री शामिल हो सकती है। समय-सीमाएं और एसेट संस्करण जोड़ें जहां वे डिलीवरी को प्रभावित करते हैं। तथ्यों को अनुमोदित करने और आयोजक के निर्णय वापस करने के लिए 1 प्रोजेक्ट संपर्क नियुक्त करें। यह पत्राचार और सार्वजनिक प्रतिलिपि को संरेखित रखता है।
समन्वय के दौरान, हम आयोजक की प्रतिक्रियाओं, अनुरोधित एसेट और सहमत शर्तों में बदलावों को ट्रैक करते हैं। प्रोजेक्ट टीम संवेदनशील दावों और अंतिम सामग्री की समीक्षा करती है। इवेंट के बाद, हैंडओवर पूर्ण किए गए कार्य, लंबित मद और अनुवर्ती कार्रवाइयों को सूचीबद्ध करता है। यह अनुरोधित सामग्री या भागीदार वार्तालापों को सुरक्षित परिणामों के रूप में प्रस्तुत किए बिना नोट कर सकता है।
व्यापक मीडिया गतिविधि के लिए, इवेंट कैलेंडर को क्रिप्टो मीडिया प्लेसमेंट और व्यापक PR योजना के साथ संरेखित करें। एक एकल रिकॉर्ड टीम को यह देखने में मदद करता है कि क्या किसी इवेंट घोषणा, साक्षात्कार या रिलीज़ को अलग अनुमोदन की आवश्यकता है। यह आयोजक द्वारा कार्यक्रम या पैकेज बदलने पर सार्वजनिक विवरणों को अद्यतन करने के लिए एक स्पष्ट आधार भी प्रदान करता है।
इवेंट योजना ब्रीफ से अनुवर्ती तक कैसे आगे बढ़ती है?
प्रोजेक्ट ब्रीफ, आयोजक कैलेंडर और अनुमोदन जिम्मेदार व्यक्ति कार्य अनुक्रम निर्धारित करते हैं। हम फिट समीक्षा से आउटरीच, फिर समन्वय और रिपोर्टिंग की ओर बढ़ते हैं। प्रत्येक चरण अगले निर्णय के लिए एक रिकॉर्ड छोड़ता है।
- ब्रीफ साझा करें। माइलस्टोन, लक्षित दर्शक, पसंदीदा क्षेत्र, उपलब्ध स्पीकर और स्वीकृत सार्वजनिक सामग्री भेजें। पहले से की गई किसी भी इवेंट प्रतिबद्धता को नोट करें।
- फिट की समीक्षा करें। हम आपके लक्ष्य के मुकाबले उम्मीदवार इवेंट और प्रारूपों की तुलना करते हैं, आयोजक की जानकारी और आपकी टीम की क्षमता का उपयोग करते हुए।
- आउटरीच को अनुमोदित करें। प्रायोजन चर्चा, साइड-इवेंट समन्वय या स्पीकिंग पिचों के आगे बढ़ने से पहले लक्ष्य सूची, संदेश और एसेट की समीक्षा करें।
- गतिविधि का समन्वय करें। प्रत्येक सहमत प्लेसमेंट के लिए प्रतिक्रियाओं, पुष्टि की गई शर्तों, एसेट समय-सीमाओं और उपलब्ध साक्ष्य को ट्रैक करें।
- अनुवर्ती की समीक्षा करें। पूर्ण किए गए कार्य, लंबित मद और व्यावहारिक अगली कार्रवाइयों का सारांश प्राप्त करें।
आपकी टीम समय पर अनुमोदन और तथ्यात्मक सामग्री प्रदान करती है। हम कार्य योजना बनाए रखते हैं और उन निर्णयों को चिह्नित करते हैं जिनमें आपके इनपुट की आवश्यकता है। आयोजक की समय-सीमाएं निर्धारित करती हैं कि प्रस्ताव और एसेट कब तैयार होने चाहिए। पहली समीक्षा ज्ञात तिथियों और लापता जानकारी की पहचान करती है। बाद में, प्रत्येक स्वीकृत एसेट का एक वर्तमान संस्करण रखें। इससे भ्रम कम होता है जब आयोजक संशोधन का अनुरोध करते हैं या एक अलग दायरे की पुष्टि करते हैं।
कौन से आयोजक निर्णय प्रोजेक्ट ब्रीफ के बाहर रहते हैं?
आयोजक की लिखित शर्तें पुष्टि किए गए प्लेसमेंट को परिभाषित करती हैं, जबकि कार्यक्रम पृष्ठ किसी भी स्वीकृत स्पीकिंग भूमिका को रिकॉर्ड करता है। भागीदारी की घोषणा करने या उत्पादन को अनुमोदित करने से पहले दोनों की जांच करें।
रद्दीकरण शर्तों, एसेट समय-सीमाओं और सटीक डिलीवरेबल्स के लिए पैकेज या आवेदन की समीक्षा करें। पुष्टि करें कि क्या शुल्क ब्रांडिंग, स्टेज समय, पास, रिकॉर्डिंग अधिकार या उपस्थित डेटा को कवर करते हैं। उत्पादन, यात्रा और ऑन-साइट स्टाफिंग के लिए जिम्मेदारी की भी पहचान करें। पुष्टिकरण और बाद के परिवर्तनों को एक ही प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में रखें। यदि आयोजक एजेंडा या पैकेज को संशोधित करता है, तो नए दायरे की लिखित में पुष्टि होने के बाद ही सार्वजनिक प्रतिलिपि अपडेट करें।
आयोजक प्रवेश, प्रायोजन इन्वेंट्री, एजेंडा चयन और कार्यक्रम परिवर्तनों को नियंत्रित करते हैं। दर्शकों की उपस्थिति, उपस्थित लोगों का ध्यान और बाद की मीडिया कवरेज PR टीम के नियंत्रण में नहीं है। हम निर्दिष्ट आउटरीच, समन्वय और दस्तावेज़ीकरण प्रदान करने के लिए सहमत हैं, न कि आयोजक के निर्णय के लिए।
प्रतिबद्ध होने से पहले, लिखित दायरे की तुलना अपने इवेंट उद्देश्य और आंतरिक क्षमता से करें। यदि कोई शर्त अस्पष्ट है, तो अनुमोदन से पहले आयोजक से लिखित उत्तर का अनुरोध करें। हमें अपने लक्षित इवेंट, माइलस्टोन और स्वीकृत सामग्री भेजें। GeoMarketing Experts उपलब्ध रिकॉर्ड की समीक्षा करेगा और आपके निर्णय के लिए एक केंद्रित आउटरीच योजना लौटाएगा।
यह कैसे काम करता है
- 1. इवेंट ब्रीफ साझा करेंप्रोजेक्ट माइलस्टोन, लक्षित दर्शक, पसंदीदा क्षेत्र, उपलब्ध स्पीकर और स्वीकृत सार्वजनिक सामग्री भेजें। पहले से की गई किसी भी प्रतिबद्धता को नोट करें।
- 2. इवेंट फिट की समीक्षा करेंहम आपके लक्ष्य के मुकाबले उम्मीदवार इवेंट और प्रारूपों की तुलना करते हैं, आयोजक की जानकारी और आपकी टीम की क्षमता का उपयोग करते हुए।
- 3. आउटरीच को अनुमोदित करेंप्रायोजन चर्चा, साइड-इवेंट समन्वय या स्पीकिंग पिचों के आगे बढ़ने से पहले प्रस्तावित लक्ष्यों, संदेश और एसेट की समीक्षा करें।
- 4. समन्वय और दस्तावेज़ीकरण करेंप्रत्येक सहमत प्लेसमेंट के लिए आयोजक की प्रतिक्रियाओं, पुष्टि की गई शर्तों, एसेट समय-सीमाओं और उपलब्ध साक्ष्य को ट्रैक करें।
- 5. अनुवर्ती की समीक्षा करेंइवेंट के बाद पूर्ण किए गए कार्य, खुली मद और व्यावहारिक अनुवर्ती कार्रवाइयों का स्पष्ट विवरण प्राप्त करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कौन सी सामग्री आपको एक सम्मेलन अवसर का आकलन करने में मदद करती है?
प्रोजेक्ट माइलस्टोन, लक्षित दर्शक, उम्मीदवार इवेंट और कोई भी आयोजक समय-सीमा भेजें। स्वीकृत सार्वजनिक तथ्य, उत्पाद लिंक और उपलब्ध स्पीकर की जीवनी शामिल करें। गोपनीय या लंबित जानकारी पर एक संक्षिप्त नोट हमें धारणाओं को स्वीकृत दावों के रूप में मानने से बचने में मदद करता है। समीक्षा तब इवेंट के एजेंडा और प्रायोजक सामग्री की तुलना आपके वास्तविक उद्देश्य से कर सकती है।
क्या आप हमारे Founder को एक पैनल या वार्ता के लिए पिच कर सकते हैं?
हाँ। हम प्रासंगिक कार्यक्रम अवसरों की पहचान कर सकते हैं, प्रस्ताव तैयार कर सकते हैं और आयोजक के साथ समन्वय कर सकते हैं। एक उपयोगी पिच में एक प्रस्तावित विषय, स्पीकर जीवनी और उसके दावों के लिए साक्ष्य शामिल होते हैं। प्लेसमेंट रिकॉर्ड पिच को तब तक सबमिट के रूप में चिह्नित करता है जब तक आयोजक एक स्वीकृत स्लॉट की पुष्टि नहीं करता।
क्या एक साइड इवेंट एक प्रायोजन पैकेज के साथ आता है?
स्वचालित रूप से नहीं। प्रायोजन शर्तें आयोजक के सूचीबद्ध लाभों का वर्णन करती हैं, जबकि एक साइड इवेंट को अपने स्वयं के प्रारूप और लॉजिस्टिक्स की आवश्यकता होती है। प्रत्येक विकल्प की अलग-अलग समीक्षा करें। पुष्टि करें कि स्थल या उत्पादन कौन संभालता है, किन एसेट की आवश्यकता है, और किसी भी दायरे को अनुमोदित करने से पहले निमंत्रण और अनुवर्ती कैसे काम करेंगे।
आप एक पुष्टि किए गए इवेंट प्लेसमेंट को कैसे रिकॉर्ड करते हैं?
हम इवेंट और आयोजक, प्रारूप, सहमत दायरा, स्थिति और उपलब्ध साक्ष्य रिकॉर्ड करते हैं। यह 5-क्षेत्रीय दृश्य एक प्रस्तुत प्रस्ताव को एक पुष्टि गतिविधि से अलग करता है। साक्ष्य में लिखित आयोजक पुष्टि, एक प्रकाशित एजेंडा या इवेंट सामग्री शामिल हो सकती है। हैंडओवर खुले कार्यों और अनुवर्ती कार्रवाइयों को भी नोट करता है।
क्या सम्मेलन गतिविधि एक TGE घोषणा का समर्थन कर सकती है?
हाँ, जब इवेंट का समय और स्वीकृत प्रोजेक्ट तथ्य एक स्पष्ट घोषणा या चर्चा का समर्थन करते हैं। गोपनीय विवरण और सार्वजनिक परिवर्तनों को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत व्यक्ति की पहचान करें। हम इवेंट संदेश को प्रासंगिक PR और मीडिया समर्थन के साथ समन्वयित कर सकते हैं, जबकि आयोजक की पुष्टि भूमिका को लंबित आउटरीच से अलग रख सकते हैं।
यदि आयोजक एजेंडा बदलता है तो क्या होता है?
हम प्रोजेक्ट रिकॉर्ड को आयोजक की संशोधित शर्तों के साथ अपडेट करते हैं और किसी भी प्रभावित एसेट या सार्वजनिक प्रतिलिपि को चिह्नित करते हैं। परिवर्तन की घोषणा करने से पहले लिखित में नए दायरे की जांच करें। आयोजक कार्यक्रम चयन और परिवर्तनों को नियंत्रित करता है, इसलिए हमारा सहमत कार्य किसी विशिष्ट कार्यक्रम निर्णय के बजाय आउटरीच, समन्वय और दस्तावेज़ीकरण को कवर करता है।
अपने प्रोजेक्ट के बारे में बताएं
चार त्वरित प्रश्नों के उत्तर दें और एक मैनेजर एक घंटे के भीतर योजना, समय और मूल्य सीमा भेजेगा। सब कुछ गोपनीय रहता है।
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